Atribut-atribut Proyek (Kuliah Manajemen Proyek)

Suatu proyek mempunyai maksud atau tujuan yang unik. Proyek dapat dipandang dari atributnya, yaitu:

• Maksud. Suatu proyek seharusnya mempunyai sasaran yang tertentu (well defined objective). Hasil dari proyek memberikan produk, jasa dan outcome yang unik. Kegiatan proyek harus mencapai atau melebihi kebutuhan dan harapan dari stakeholders.
• Jangka Waktu (time frame) proyek hanya sementara atau temporer. Suatu proyek mempunyai akhir dan awal yang pasti.
• Kepemilikan. Proyek harus memberikan sesuatu yang bernilai ke individu atau kelompok yang akan menjadi pemilik dari proyek tersebut setelah proyek tersebut selesai. Untuk menentukan siapa yang akan menjadi pemilik atau bukan pemilik proyek tersebut tidak selalu mudah. Misalnya: berbagai kelompok yang berbeda akan berjuang untuk dapat ditentukan siapa yang akan memiliki atau bukan pemilik dari sistem, data, dukungan dan biaya akhir dari implementasi dan perawatan (maintaining) sistemnya.
• Sumberdaya TI. Suatu proyek memerlukan sumberdaya: waktu, uang, orang dan teknologi yang seringkali dari berbagai area. Perusahaan akan melakukan kontrak dengan konsultan untuk mendapatkan masukan (input). Sumberdaya memberikan arti untuk pencapaian tujuan proyek dan juga bertindak sebagai hambatan. Misalnya: Lingkup proyek, atau kerja yang harus diselesaikan, ditentukan secara langsung oleh tujuan proyek, Jadi apabila kita tahu apa yang harus diselesaikan, maka kita akan bisa menggambarkan bagaimana penyelesaiannya.
• Peranan. Sekarang, proyek TI memerlukan individual yang berbeda-beda dengan berbagai rangkaian keterampilan. Meskipun keterampilan ini berbeda-beda pada proyek yang berbeda-beda
• Resiko dan Asumsi. Semua proyek mempunyai elemen resiko dan beberapa proyek lebih beresiko daripada yang lainnya. Resiko muncul dari banyak sumber, baik internal maupun eksternal dari tim proyek.
• Tugas saling ketergantungan (interdependent tasks). Kerja proyek memerlukan banyak tugas yang saling tergantung. Misalnya suatu jaringan tidak dapat di-install sampai perangkat kerasnya dikirim, atau kebutuhan tertentu tidak dapat digabungkan ke dalam desain sampai user kuncinya diwawancara. Kadang-kadang penundaan dari satu tugas dapat berdampak pada tugas berikutnya yang mandiri. Jadwal proyek mungkin tergelincir, dan proyeknya mungkin tidak mencapai batas waktu (deadline) yang direncanakan
• Perubahan Organisasi (Organizational Change). Proyek direncanakan bagi perubahan organisasi. Perubahan harus dipahami dan dikelola karena implementasi proyek TI akan merubah cara orang-orang tersebut bekerja. Oleh karena itu perlawanan yang potensial terjadi/ada, dan suatu sistem yang secara teknis sukses dapat berakhir menjadi kegagalan organisasi
• Beroperasi dalam Lingkungan yang Lebih besar dari proyek itu sendiri. Organisasi memilih proyek untuk sejumlah alasan dan proyek yang dipilih dapat berdampak pada organisasinya (Laudon and Laudon 1996). Sangat penting bahwa manajer proyek dan tim memahami budaya, lingkungan, politik, dan sejenisnya dari perusahaan.
  

Pengertian Proyek (Kuliah Manajemen Proyek)

Proyek adalah suatu upaya atau usaha temporer atau sementara untuk menciptakan suatu produk atau jasa yang unik. Proyek biasanya termasuk beberapa orang yang melakukan kegiatan yang saling berhubungan atau terkait. Konsumen utama proyek tersebut akan tertarik pada penggunaan sumberdaya yang efektif guna penyelesaian proyek tersebut, bila dilakukan secara efisien dan tepat waktu.  

Proyek memasukkan ketidak pastian. Karena suatu proyek itu unik, kadang-kadang sulit untuk secara jelas mendefinisikan: sasaran proyek, estimasi berapa lama proyek tersebut selesai, atau berapa biaya yang diperlukan. Ketidak pastian ini yang menjadi alasan utama dilakukan pengelolaan proyek dalam menghadapi tantangan, terutama proyek yang memasukkan teknologi baru.  Program adalah sekelompok proyek yang dikelola dengan cara koordinasi untuk mendapatkan keuntungan yang tidak didapatkan dari pengelolaannya secara individu.

4 Faktor dalam Memilih Manajer Proyek (Karakteristik, Prilaku, Bisnis dan Teknis)

1.Karakteristik Personal

• Fleksibilitas dan kemampuan adaptasi tinggi
• Kemampuan memimpin dan punya inisiatif
• Percaya diri dan bisa meyakinkan orang lain
• Disiplin, dan Generalis
• Menemukan masalah dan membuat keputusan
• Menyeimbangkan antara masalah teknis dengan waktu, biaya dan faktor manusia

2. Keterampilan Perilaku

• Kemampuan mendengarkan secara aktif
• Komunikator yang baik
• Menjalin jaringan komunikasi komunikasi informal
• Menumbuhkan semangat tim
  

3. Keterampilan Bisnis

• Pemahaman mengenai organisasi dan masalah bisnis
• Pemahaman mengenai manajemen : pemasaran, pengendalian, pembelian, hukum,administrasi karyawan dan konsep umum mengenai keuntungan.
• Kemampuan mengubah kebutuhan bisnis menjadi kebutuhan proyek
• Kemauan kuat dan aktif untuk mengajari, melatih dan mengembangkan kemampuan bawahan

4. Kemampuan Teknis

• Mengetahui aspek teknis dari proyek yang ditangani
• Mempunyai pengetahuan mengenai ilmu dan rekayasa teknologi tinggi.
  

Otoritas Manajer Proyek

1.Otoritas legal

• mengacu pada hal-hal yang tertulis yang ditetapkan dalam job description seseorang.
• Pendelegasian kekuasaan, hirarki pelaporan dan pengendalian sumber daya., Hak memerintah bawahan.
• Reward power, kekuasaan mengevaluasi dan memberi nilai pada bawahan
  

2. Otoritas karismatik

• Kekuatan yang dipunyai karena sifat-sifat personal seperti penampilan/kepribadian.

3. Pengaruh (influence)

• Kemampuan mempengaruhi timbul karena pengetahuan dan kepribadian yang dimiliki orang-orang.
  

Kompetensi & Orientasi Manajer Proyek

• Karena berada pada interface antara top management dan teknisi maka harus mempunyai kemampuan manajerial dan kompetensi teknis, yang bergantung pada jenis proyek.
• Latar belakang yang luas, pengetahuan dalam menggunakan alat-alat manajemen, jenis kontrak dan konsekuensi yang ada, memonitor dan mengendalikan proyek serta komunikator
• Proyek R&D, manajer dituntut memiliki kemampuan teknis yang tinggi dan kompleksitas dan orientasi teknik dari proyek dan orang-orangnya.
• Proyek pengembangan produk, manajer dengan kemampuan manajerial yang lebih menonjol karena keterlibatan beberapa area fungsional yang berbeda.

Tanggung Jawab Manajer Proyek

• Merencanakan kegiatan-kegiatan dalam proyek, tugas-tugas dan hasil akhir, termasuk pemecahan pekerjaan, penjadwalan dana dan penganggaran.
• Mengorganisasikan dan mengalokasikan sumber daya.
• Memonitor status proyek.
• Mengidentifikasi masalah-masalah teknis.
• Titik temu dari para konstituen: subkontraktor, user, konsultan, top management.
• Menyelesaikan konflik yang terjadi dalam proyek.
• Merekomendasikan penghentian proyek/ pengerahan kembali sumberdaya bila tujuan tidak tercapai.

Memilih Bentuk Organisasi Proyek

• Frekuensi adanya proyek baru: berapa sering suatu perusahaan mendapat proyek dan sejauh mana perusahaan induk terlibat dengan aktivitas proyek.
• Berapa lama proyek berlangsung.
• Ukuran proyek: tingkat pemakaian tenaga kerja, modal dan sumberdaya yang dibutuhkan.
• Kompleksitas hubungan: jumlah bidang fungsional yang terlibat dalam proyek dan bagaimana hubungan ketergantungannya

Kelebihan dan Kekurangan Organisasi Matrik

Kelebihan

• Proyek mendapatkan perhatian secukupnya.
• Mudah untuk mendapatkan orang potensial yang dibutuhkan dari setiap unit fungsional.
• Tidak ada masalah dengan nasib pekerja proyek jika proyek selesai.
• Tanggapan terhadap permintaan klien bisa cepat diberikan.
• Mempunyai akses perwakilan dari divisi administrasi perusahaan induk, sehingga konsistensinya dengan kebijaksanaan, prosedur dari perusahaan induk tetap terjaga.
• Memungkinkan distribusi sumberdaya yang lebih seimbang untuk mencapai berbagai target dari beberapa proyek yang berbeda.
• Memungkinkan proyek dijadwalkan dan diberi porsi personel untuk mengoptimalkan performansi organisasi secara menyeluruh

Kekurangan

• Manajemen proyek adalah sentral pengambilan keputusan yang berhubungan dengan proyek.
• Dalam proyek yang dikelola oleh satu unit fungsional, divisi fungsional yang bersangkutan yang memegang pengambil keputusan.
• Bila ada perintah dari dua manajer ada keraguan perintah manajer mana yang harus dipenuhi, pekerjaan proyek terbengkalai.
• Perpindahan sumberdaya dari satu proyek ke proyek lain dalam rangka memenuhi jadwal proyek bisa meningkatkan persaingan antar manajer proyek.
• Melanggar prinsip utama dari manajemen yakni kesatuan komando (unity of command).
  

Pengertian dan Bentuk Organisasi Matrik

• Merupakan kombinasi antara organisasi fungsional dan organisasi murni.
• Adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional pada organisasi induk.
• Contoh: perusahaan induk mempunyai dua proyek (proyek A dan proyek B) yang dikelola di bawah divisi otomotif.
• Alokasi sumberdaya bisa dilakukan dengan melihat proyek mana yang lebih diprioritaskan dan bagaimana sumberdaya yang dibutuhkan tersedia.
• akan ada kemungkinan antara manajer proyek saling berebut sumberdaya tertentu yang sangat diperlukan
• Jika perusahaan induk melaksanakan banyak proyek maka perlu adanya modifikasi terhadap struktur yang ada dalam bentuk berupa penambahan seorang manajer program (koordinator).
• Dengan demikian jumlah laporan yang mengalir ke eksekutif senior bisa dikurangi. (Manajer program ini seperti manajer fungsional)
  

Kelebihan dan Kekurangan Organisasi Proyek Murni

Kelebihan

• MP mempunyai wewenang penuh untuk mengelola proyek.
• Semua anggota tim proyek secara langsung bertanggungjawab terhadap manajer proyek.
• Rantai komunikasi menjadi pendek (manajer dengan eksekutif secara langsung), komunikasi makin cepat.
• Bisa memanfaatkan para ahli yang sama dan melakukan kaderisasi dalam penguasaan teknologi tertentu.
• Kemampuan membuat keputusan bisa cepat dilakukan.
• Simpel dan mudah dilaksanakan.
• Dukungan menyeluruh terhadap proyek

Kekurangan

• Terjadinya duplikasi usaha dan fasilitas.
• Biaya yang cukup mahal bagi organisasi induk.
• Penumpukan sumberdaya secara berlebihan. Sumberdaya dipegang saat tersedia, bukan saat dibutuhkan.
• Bila proyek selesai akan terjadi masalah tentang bagaimana nasib pekerja proyek yang ada.
• ketidakkonsistenan prosedur, dengan alasan “memenuhi permintaan klien”

Pengertian dan Bentuk Organisasi Proyek Murni

• Pure project organization/ proyek terpisah dari organisasi induk.
• Organisasi tersendiri dalam staf tersendiri
• administrasi terpisah
• ikatan dengan organisasi induk berupa laporan kemajuan atau kegagalan secara periodik mengenai proyek.
• Organisasi induk memberikan petunjuk administrasi, keuangan, personalia dan prosedur kontrol secara detail.
• sedangkan yang lain memberikan kebebasan penuh dengan batasan pertanggungjawaban akhir

Kelebihan dan Kekurangan Organisasi Fungsional

Kelebihan +

• fleksibilitas tinggi dalam penggunaan staf/karyawan.
• penugasan di banyak proyek yang berbeda.
• dapat dikelompokkan dalam satu group untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman yang bermanfaat bagi pemecahan masalah teknis.
• basis kelangsungan teknologi bila personel keluar dari proyek/organisasi induk.
• mempunyai jalur-jalur karir bagi yang memiliki keahlian tertentu.

Kekurangan -

• klien tidak menjadi perhatian utama dari aktivitas yang dilakukan orang-orang yang terlibat dalam proyek.
• cenderung berorientasi pada aktivitas khusus yang sesuai dengan fungsinya/not problem oriented.
• tidak ada individu yang diberi tanggung jawab penuh untuk mengurus proyek.
• motivasi yang lemah
• tidak memberikan pendekatan yang holistik terhadap proyek.
  

Dasar Penyusunan Struktur Organisasi

Berdasar produk
    Contoh : Perusahaan General membentuk beberapa divisi seperti General Motor, General Food dan General electric.

Berdasar lokasi
    Contoh :Telkom Devisi Regional Jawa Timur atau Nokia untuk wilayah Asia dan lain-lain.

Berdasar proses
    Contoh : Organisasi dibagi menjadi departemen pengecoran, pengelasan dan finishing.

Berdasar pelanggan
    Contoh : perusahaan Nestle membagi divisi produksi susu bayi dan susu dewasa untuk melayani pelanggan anak-anak dan dewasa.

Berdasar fungsi
    Perusahaan membagi organisasinya berdasarkan fungsi-fungsi seperti keuangan, personalia, produksi, dll

4 Paradigma dalam Organisasional

1. PARADIGMA TERTUTUP

    membentuk tim di sepanjang hirarki otoritas tradisional

2. PARADIGMA RANDOM

    membentuk tim secara longgar dan tergantung pada inisiatif individual anggota tim

3. PARADIGMA TERBUKA

    membentuk tim dengan cara tertentu shg tercapai banyak kontrol yang berhubungan dgn point 1 tetapi sekaligus juga banyak inovasi pada saat menggunakan point 2.

4. PARADIGMA SINKRON

    mengorganisasi anggota tim untuk bekerja pada bagian-bagian kecil masalah dengan komunikasi aktif di antara anggota tim.

3 Spektrum Dalam Manajemen

Manajemen proyek perangkat lunak yang efektif berfokus pada 3P :

• People (manusia)

Organisasi yang mencapai tingkat kematangan yang tinggi di dalam area manajemen manusia memiliki kemiripan yang lebih tinggi dari implementasi praktik rekayasa perangkat lunak yang efektif.

• Problem (masalah)

1. Obyektivitas dan ruang lingkup harus ditetapkan
2. Pemecahan alternatif harus dipertimbangkan
3. Teknik dan batas harus didefinisikan
   

• Process (proses)

1. Memberikan kerangka kerja dimana rencana komprehensif bagi pengembangan perangkat lunak dapat dibangun.
2. Meliputi Aktivitas kerja, kumpulan tugas dan aktivitas pelindung
3. Fase-fase generik dapat diaplikasikan pada semua perangkat lunak
   Masalah :
       Bagaimana memilih model proses yang sesuai bagi perangkat lunak yang akan direkayasa oleh sebuah tim proyek ?
   

Manajemen sebagai Ilmu dan Seni

Seni	Ilmu
Daya cipta yang timbul dari seseorang untuk mewujudkan sesuatu Kemahiran yang diperoleh dari praktek atau pengalaman	Adanya objek pengenal Disusun secara sistematis Menggunakan metode keilmuan Bebas dari prasangka Dapat dipelajari dan diajarkan
Didasarkan atas: Perasaan Terkaan Diuraikan Opini (pendapat)	Didasarkan Atas: Pembuktian Diramalkan Dirumuskan Diukur dan dibandingkan
Dikembangkan dengan : Latihan	Dikembangkan dengan : Pengetahuan

 

Ilmu merupakan akumulasi pengetahuan yang telah sistimatisir yang juga dihubungkan dengan kebenaran umum yang meliputi fenomena, subjek, objek atau situasi tertentu.

Seni adalah pengetahuan bagaimana mencapai suatu hasil yang diinginkan, yang diperoleh dari pengelaman, pengamatan dan pelajaran serta kemampuan untuk menggunakan pengetahuan manajemen.

Manajemen sebagai suatu seni mengajarkan kepada kita bagaimana melakukan sesuatu (how to do) dan sebagian mengajarkan berfikir untuk mengetahui hakikat suatu masalah.

Proyek sebagai bagian dari organisasi fungsional

• Departemen dibagi berdasarkan fungsi-fungsi yang dilakukan bagian yang ada.
• Seperti: fungsi pemasaran, fungsi personalia, fungsi produksi, fungsi keuangan, dsb.
• Jika suatu proyek merupakan proyek pengembangan yang melibatkan penerapan teknologi baru, maka dikelola dibawah divisi produksi.
• Jika berupa peluncuran produk baru ke pasar maka proyek layak dikelola dibawah divisi pemasaran.

Jaringan Kerja Proyek

Pengertian Jaringan Kerja Proyek

Jaringan proyek adalah alat yang digunakan untuk perencanaan, penjadwalan dan pengawasan perkembangan suatu proyek. Jaringan ini dikembangkan dari informasi yang dikumpulkan untuk WBS dan merupakan grafik diagram alir untuk rencana pekerjaan proyek.

Jaringan ini menampilkan aktivitas proyek yang harus diselesaikan, urutan logisnya, ketergantungan satu aktivitas dengan yang lainnya, dan juga waktu penyelesaian suatu aktivitas dengan waktu start dan finishnya, serta jalur yang terpanjang di dalam suatu network – disebut critical path.

Maka, jaringan ini adalah kerangka sistem informasi proyek yang akan digunakan oleh manajer proyek untuk membuat keputusan menyangkut waktu, biaya dan kinerja.

 

Istilah-istilah Jaringan Kerja Proyek

- Activity - aktivitas, yaitu elemen pekerjaan terkecil dalam proyek yang memerlukan durasi pengerjaan.

- Merge activity – aktivitas gabungan, yaitu aktivitas yang memiliki lebih dari satu aktivitas yang mendahuluinya.

- Parallel activity – aktivitas paralel, yaitu aktivitas-aktivitas yang dapat terjadi pada waktu bersamaan, jika diinginkan.

- Burst activity – aktivitas yang memiliki beberapa aktivitas yang perlu dilakukan sesudah aktivitas ini selesai.

- Path – jalur, suatu urutan dari aktivitas-aktivitas yang tergantung satu sama lain.

- Critical path – jalur kritis, jalur terpanjang yang terdapat di suatu jaringan kerja.

• Jika satu atau lebih aktivitas yang ada di jalur kritis tertunda, maka waktu penyelesaian seluruh proyek akan tertunda sebanyak waktu penundaan yang terjadi.
• Waktu terpendek untuk menyelesaikan seluruh rangkaian aktivitas dalam proyek

- Event – kejadian, adalah satu titik waktu di mana suatu aktivitas dimulai atau diselesaikan. Tidak membutuhkan waktu.

Macam-macam Hambatan dalam Komunikasi

1.Hambatan Individual, terjadi karena adanya perbedaan individu, misalnya perbedaan pola pikir, usia, kemampuan, status, atau hambatan psikologis.

2.Hambatan Mekanik, terjadi karena adanya hambatan pada struktur organisasi, misalnya adanya ketidak jelasan garis wewenang dalam struktur organisasi, atau juga dapat terjadi karena materi komunikasi yang tidak jelas karena struktur kalimat yang tidak baik, istilah yang digunakan terlalu sulit, dan lain-lain.

3.Hambatan Fisik, terjadi pemilihan media komunikasi yang tidak tepat, jarak yang terlalu jauh antara pengirim dan penerima atau karena kondisi lingkungan.

4.Hambatan Semantik, terjadi karena sebuah kata memiliki beberapa arti kata yang berbeda-beda, sehingga menimbulkan interpretasi yang berbeda pula.

Bentuk-bentuk Komunikasi

1.Berdasarkan arah komunikasi

a. Downward communication : komunikasi yang disampaikan oleh pimpinan kepada bawahan, misalnya instruksi, keterangan umum, perintah, teguran dan pujian.

b. Upward communication : komunikasi yang disampaikan oleh bawahan kepada atasan, misalnya laporan, pendapat atau saran.

c. Crosswine communication : yang terdiri dari horizontal communication yaitu komunikasi antara orang-orang dalam level yang sama dalam organisasi, dan diagonal communication yaitu komunikasi antara orang-orang dari level berbeda yang tidak memiliki hubungan langsung dalam struktur organisasi.

2. Berdasarkan cara penyampaiannya

a. Komunikasi verbal, yaitu komunikasi yang diekspresikan dalam bentuk kata-kata, baik lisan maupun tulisan.

b. Komunikasi non verbal, yaitu komunikasi yang diekspresikan dalam bentuk bahasa isyarat atau simbol.

3. Berdasarkan cara penyampaiannya

a. Komunikasi formal : komunikasi yang terjadi sebagai akibat adanya struktur organisasi/adanya garis wewenang dan tanggung jawab yang telah ditetapkan.

b. Komunikasi informal : komunikasi yang terjadi akibat adanya kecenderungan manusia untuk selalu berinteraksi dengan orang lain.